Come inviare un comunicato stampa: a chi, via email e quando

Prima di inviarlo: è una notizia?

Una redazione riceve decine di comunicati al giorno. Seleziona quelli che riportano un fatto nuovo, datato e verificabile: un investimento, un contratto, una nomina, dei risultati, l'apertura di una sede. Un annuncio senza cifre né date difficilmente viene ripreso.

A chi inviare il comunicato

Puntate su pochi destinatari, ma quelli giusti. Un comunicato inviato a mille indirizzi generici verrà letto meno di uno indirizzato a venti giornalisti che seguono il vostro settore.

• La stampa regionale per l'apertura di una sede, le assunzioni o un investimento locale.
• La stampa specializzata del vostro settore per un contratto, un prodotto o una certificazione.
• La stampa economica nazionale per un importante round di finanziamento, dei risultati o un'acquisizione.

Inviare un comunicato alla stampa specializzata

Le testate specializzate seguono da vicino un settore: industria, sanità, digitale, energia, distribuzione. Riprendono volentieri un annuncio preciso, a condizione che includa dettagli tecnici o dati.

• individuate il giornalista che segue il vostro tema leggendo i suoi ultimi articoli;
• fornite i dettagli utili ai lettori professionali: volumi, tecnologia, clienti, tempistiche;
• proponete un referente tecnico oltre al contatto stampa.

Clarsource non inoltra i vostri comunicati alle redazioni: l'invio resta a vostro carico. Pubblicatelo anche su Clarsource, così i giornalisti possono verificare chi è l'emittente e consultare i dati.

Inviare un comunicato alla stampa regionale

I quotidiani regionali sono organizzati in redazioni locali. Indirizzate il comunicato all'agenzia locale della vostra città o del vostro dipartimento, non alla sede centrale. Per un evento, anche i corrispondenti locali della stampa possono diffondere la notizia. Indicate sempre il comune nel titolo: è così che la redazione seleziona i comunicati che riceve.

Inviare un comunicato stampa via email

L'oggetto

Riprendete il titolo del comunicato, in meno di 80 caratteri, includendo la cifra chiave. Evitate di scrivere soltanto «Comunicato stampa».

Il testo del messaggio

Inserite l'occhiello e i primi paragrafi direttamente nell'email. Molti giornalisti non aprono gli allegati. Aggiungete il link alla versione online.

Gli allegati

Una foto leggera e libera da diritti e il comunicato in PDF. Per le immagini ad alta risoluzione, proponete un link anziché un allegato.

L'invio

Un invio per destinatario oppure in copia nascosta. Mai una lista di giornalisti visibile a tutti.

In quale giorno e a che ora inviare un comunicato?

Non esiste un orario perfetto, ma alcune abitudini valgono per la maggior parte delle redazioni:

• inviate il comunicato di mattina, prima delle riunioni di redazione;
• preferite la metà della settimana; evitate il venerdì pomeriggio e i giorni che precedono una festività;
• per un evento, inviatelo una o due settimane prima, poi mandate un promemoria il giorno precedente;
• per un annuncio atteso, fissate la fine dell'embargo a un orario preciso.

Pubblicare anche online

Pubblicare un comunicato su una pagina online verificata ha un doppio vantaggio: i giornalisti possono controllare l'emittente e i dati, e l'annuncio può essere trovato dai motori di ricerca e dagli assistenti IA. Su Clarsource la pubblicazione è gratuita, l'emittente viene identificata tramite il SIREN e per ogni dato è indicato il livello di verifica.

Ricontattare senza essere insistenti

Un solo sollecito, due o tre giorni dopo l'invio, via email o per telefono se conoscete il giornalista. Aggiungete un elemento nuovo: una foto, un referente disponibile, un dato locale.

La checklist prima dell'invio

• Un fatto nuovo, datato e quantificato
• Un titolo con la cifra chiave e il luogo
• Un occhiello che risponde a chi, cosa, dove, quando e quanto
• Un contatto stampa raggiungibile il giorno stesso
• Una versione online da consultare
• Un elenco mirato di destinatari
• Un invio di mattina, a metà settimana