Cómo enviar un comunicado de prensa: a quién, por email y cuándo

Antes de enviar: ¿es una noticia?

Una redacción recibe decenas de comunicados al día. Se queda con los que incluyen un hecho nuevo, fechado y verificable: una inversión, un contrato, un nombramiento, resultados o la apertura de un centro. Es poco probable que se publique un anuncio sin cifras ni fecha.

A quién enviar el comunicado

Diríjase a pocos destinatarios, pero elija bien. Un comunicado enviado a mil direcciones genéricas tendrá menos lectores que uno dirigido a veinte periodistas que cubren su tema.

• La prensa regional para una implantación, nuevas contrataciones o una inversión local.
• La prensa especializada de su sector para un contrato, un producto o una certificación.
• La prensa económica nacional para una ronda de financiación importante, resultados o una operación de compra.

Enviar un comunicado a la prensa especializada

Los medios especializados siguen de cerca un sector: industria, salud, tecnología digital, energía o distribución. Suelen publicar anuncios concretos, siempre que aporten detalles técnicos o cifras.

• localice al periodista que cubre su tema leyendo sus últimos artículos;
• incluya los detalles útiles para el lector profesional: volúmenes, tecnología, clientes y calendario;
• proponga un contacto técnico, además del contacto de prensa.

Clarsource no envía sus comunicados a las redacciones: el envío corre por su cuenta. Publíquelo también en Clarsource para que los periodistas puedan verificar quién lo emite y consultar las cifras.

Enviar un comunicado a la prensa regional

Los diarios regionales se organizan en redacciones locales. Dirija su comunicado a la agencia local de su ciudad o provincia, no a la sede central. Para un evento, también pueden difundir la noticia los corresponsales locales. Incluya siempre el municipio en el título: así es como la redacción clasifica lo que recibe.

Enviar un comunicado de prensa por email

El asunto

Use el título del comunicado, con menos de 80 caracteres e incluyendo la cifra clave. Evite poner solo «Comunicado de prensa».

El cuerpo del mensaje

Incluya la entradilla y los primeros párrafos directamente en el email. Muchos periodistas no abren los archivos adjuntos. Añada un enlace a la versión en línea.

Los archivos adjuntos

Adjunte una foto ligera y libre de derechos y el comunicado en PDF. Ofrezca las imágenes en alta resolución mediante un enlace, en lugar de adjuntarlas.

El envío

Envíe un email a cada destinatario o use la copia oculta. Nunca incluya una lista de periodistas visible.

¿Qué día y a qué hora enviar un comunicado?

No existe una hora perfecta, pero hay algunas pautas que se cumplen en la mayoría de las redacciones:

• envíelo por la mañana, antes de las reuniones de redacción;
• priorice los días centrales de la semana y evite los viernes por la tarde y las vísperas de festivos;
• si se trata de un evento, envíelo una o dos semanas antes y después envíe un recordatorio la víspera;
• si se trata de un anuncio esperado, programe el levantamiento del embargo a una hora concreta.

Publicarlo también en línea

Publicar un comunicado en una página en línea verificada cumple una doble función: los periodistas pueden comprobar quién lo emite y verificar las cifras, y los motores de búsqueda y los asistentes de IA pueden encontrar el anuncio. En Clarsource, la publicación es gratuita, el emisor se identifica mediante su SIREN y cada dato muestra su nivel de verificación.

Hacer seguimiento sin resultar pesado

Haga un solo seguimiento, dos o tres días después del envío, por email o por teléfono si conoce al periodista. Aporte algo nuevo: una foto, un interlocutor disponible o un dato local.

Lista de comprobación antes de enviar

• Un hecho nuevo, fechado y con cifras
• Un título con la cifra clave y el lugar
• Una entradilla que responda a quién, qué, dónde, cuándo y cuánto
• Un contacto de prensa localizable ese mismo día
• Una versión en línea a la que remitir
• Una lista de destinatarios seleccionada
• Un envío por la mañana y a mitad de semana